미움 사지 않고 거절하는 방법

거절 방법

미움 사지 않고 거절하는 방법

- 좋은 소통을 막는 또 다른 장벽은, 상사가 동의하지 않는 제안을 해서 상사의 눈에 거슬릴지도 모른다는 두려움이다. 그래서 거절당하느니 차라리 생각을 표현하지 않는 편을 택한다. 한편으로 어떤 상사들은 제아무리 쓸모없는 아이디어일지라도, 직원의 제안을 거절하면 미래에 아무런 아이디어도 내놓지 않을까  봐 두려워한다. 

 

이런 식으로 생각해서는 안 된다. 함께 일하는 사람들이 자신의 아이디어를 표현하고, 제안을 내놓을 수 있도록 격려해야 한다. 외교적 수완을 활용해서, 미움을 사지 않으면서도 도움이 되지 않는 제안을 거절하는 법을 배워야 한다. 효과적으로 거절하는 방법 몇 가지가 있다. 

1. 둘만 있을 때 말한다

- 다른 사람 앞에서 상대방의 제안을 거절해서는 안 된다. 동료들 앞에서 망신을 당할 수 있기 때문이다. 제안해 줘서 고맙다고 말한 후 다시 연락을 주겠다고 한다. 실행 불가능하게 보이더라도 연구한다. 당신이 틀릴 수도 있기 때문이다. 그리고 최대한 빨리 답변을 준다. 

2. 이유를 제시하고 답변을 경청한다

 

- 일반적으로 제안에 명백한 결함이 있어 보이고, 그게 사실이라면 "전에도 시도했는데 효과가 없었습니다"라고 말할 수 있다. 하지만 "2년 전에 그런 시도를 해봤는데 문제가 있었습니다"라고 말하는 접근 방법이 더 낫다. 단어 선택의 차이에 주목해야 한다. 

 

첫 번째 대답은 '효과가 없었습니다'로 끝났다. 상대방에게 말할 여지를 주지 않는다. 두 번째 대답은 '문제가 있었습니다' 로 끝나 되물을 여지를 준다. 이 말을 듣고 상대방이 할 수 있는 가장 유력한 대답은 "문제가 뭐였는데요?"이다. 과거 실패의 원인을 알려주면 상대방은 "그 생각은 안 해봤네요. 좀 더 생각해 봐야 할 것 같아요"라고 답할 것이다. 

 

미래의 아이디어를 억압하는 대신, 계속 아이디어를 떠올리는 걸 유도했다. 어쩌면 효과적인 아이디어가 떠올라 "그 문제에 대해 생각해 보았는데 해결책이 있는 듯합니다"라고 말할 수도 있다. 협업의 장점은, 모든 해답이 나올 수는 없지만 놓친 부분을 서로 봐줄 수 있다는 점이다. 

3. 소크라테스적 접근법을 따른다

 

- 아이디어를 대놓고 거부하기보다는, 아이디어를 제안한 사람에게 물어보자. 소크라테스가 학생들의 사고력을 자극한 방법이다. 소크라테스는 학생들에게 틀렸다고 말한 적이 없다. 만약 한 학생이 오답을 내놓으면 소크라테스는 또 다른 질문을 던졌다. 주의 깊게 질문을 던짐으로써, 문제를 더 깊이 생각해 보라고 학생들을 격려했고,

 

학생들은 소크라테스가 던진 질문을 생각하면서 올바른 답변을 내놓을 수 있었다. 이게 바로 '소크라테스식 접근법'이다. 주의 깊게 질문을 던져서 제안자가 자신의 아이디어에 관해 다시 생각하고, 재평가해서 더 실행 가능한 제안을 내놓을 수 있도록 한다. 

 

이런 접근법을 쓰면 다른 아이디어를 거절할 필요도, 미움을 살 일도 없으며 직원을 계속해서 격려해 줄 수 있다. 질문을 하면 다른 사람의 말을 경청하게 된다는 이점도 있다. 

4. 대립을 피하면서 반대 의견을 표한다

- 매우 예민한 사람들은 비판을 쉽게 받아들이지 못한다. 그리고 아이디어를 거절당하면 방어적으로 대응한다. 직원 한 명이 며칠에 걸쳐 새로운 프로그램을 개발했다고 가정해 보자. 프로그램을 나에게 보여줬을 때 직원이 듣고 싶은 말은 단순한 승인이 아니라 축하다. 

 

그런데 새 프로그램에는 좋은 점이 많지만 상당한 개선이 필요한 몇 가지 부분이 있다. 예민한 직원의 화를 돋우지 않고 며칠 동안 토라지는 걸 방지하는 동시에 이 메시지를 전달할 방법이 있을까? 

 

 

- 동의하지 않는 부분을 지적하는 대신, 프로그램의 장점을 동료에게 칭찬한다. 이의를 제기하지 말고 동의하지 않는 부분에 대해 구체적인 질문을 한다. 당신의 질문에 세 가지 답변이 나올 수 있다. 첫 번째 답변은 "그런 생각은 안 해 봤네요. 이 부분을 세세히 검토해서 더 좋은 방안을 마련해 보겠습니다"이다. 

 

이 답변은 직원이 프로그램을 개선할 수 있도록 내가 격려했다는 걸 보여준다. 두 번째 답변은, "그런 생각은 안 해 봤네요. 어떻게 해야 할까요?"이다. 이 유형의 답변은 콘셉트가 잘못되었다는 것에는 동의하지만 직접 문제를 해결하지 않고 다시 나에게 바통을 넘긴다. 그러면 직원에게 이렇게 하라고 가르치고 싶은 유혹이 들 수 있다. 

 

정말 급한 경우에는 제 시간에 작업을 완료하기 위해서 직원에게 지시를 내려야 할 수도 있다. 하지만 스스로 문제를 해결하도록 유도하는 것이 최선이다. 답변은 다음과 같으면 좋다. "좀 더 생각해 보는 건 어떨까요? 다음 주에 얘기하도록 하죠" 

 

 

- 비판하기 보다는 의문을 제기함으로써 최선의 결과를 얻고 미움을 사지 않을 수 있다. 직원은 자신의 아이디어가 좋지 않다는 점을 인정하고, 더 나은 아이디어를 내놓으려 할 것이다. 이렇게 직원의 창의적인 기술을 개발하고 혁신적인 아이디어를 얻어 부서의 업무 효율성을 높일 수 있다. 

 

 

 

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